Recomendaciones para el control de costes en la empresa

Cuando decidimos montar nuestro negocio, o pasamos a formar parte de la plantilla de una entidad, todos nuestros esfuerzos suelen estar dirigidos a la prospección, captación y mantenimiento de una cartera estable de clientes, así como a aquellas tareas asociadas al desarrollo óptimo de nuestro proceso de comercialización.

Estos aspectos del negocio, que constituyen lo que se denomina en el argot empresarial como ‘Front Office’, constituyen el núcleo esencial para la generación de un volumen de recursos económicos que contribuya a garantizar la supervivencia de la organización, afianzar su presencia en el mercado y obtener los beneficios suficientes para justificar el mantenimiento del negocio a los ojos de aquellas personas que han invertido su dinero en él.

No obstante, en numerosas ocasiones se suelen descuidar toda una serie de elementos de carácter interno –denominados ‘Back Office’- que, si bien no están ligados de forma directa con la gestión de clientes y, por tanto, con la obtención de beneficios, pueden tener una enorme influencia respecto a la dedicación eficiente de los recursos obtenidos por la organización.

Por tanto, la optimización de estos elementos ‘Back Office’ para diferenciarlos de los identificados anteriormente no contribuye a la obtención directa de beneficios, pero permite la reducción de costes superfluos que, muchas veces, pueden incidir negativamente en la estabilidad financiera de la organización o su liquidez.

Tomando como referencia el viejo proverbio que afirma que “no es más rico el que más tiene sino el que menos necesita”, vamos a profundizar a continuación en una serie de consejos para favorecer la reducción de aquellos costes prescindibles para nuestra organización:

• Optimizar la externalización de tareas a terceros; aquí no nos estamos refiriendo a que realices de forma interna todas las tareas de la organización, sino únicamente a que hagamos un análisis pormenorizado de aquellas en las que somos expertos y podemos realizar internamente, y de aquellas otras cuya realización interna no sería eficiente y, por tanto, merece la pena externalizar.
• Evaluar los recursos dedicados a la difusión y visibilidad de nuestra presencia en el mercado; existen multitud de acciones que solemos desarrollar en el ámbito de nuestra comunicación comercial, que seguimos realizando porque “se han hecho siempre”, sin considerar si es aceptable el volumen de retorno de la inversión que nos ofrecen. En este sentido, el social media marketing o marketing 2.0 ha supuesto una revolución para mejorar la presencia y visibilidad de nuestra organización de una forma mucho más eficaz y eficiente que los medios tradicionales.
• Plantear la contratación de oficinas o instalaciones compartidas con otras empresas. Cada vez es más habitual que las organizaciones, principalmente pequeñas y medianas empresas, abandonen la idea de disponer de su propia “fortaleza” y se planteen compartir instalaciones con otras entidades, como es el caso de los centros de negocios, obteniendo una considerable reducción tanto de los costes fijos de estructura como de los costes generales de luz, telecomunicaciones, mantenimiento, etc.
• Considerar la idoneidad de los gastos dedicados a material corporativo, viajes, gadgets, etc.; con este punto no nos estamos refiriendo a que elimines estas partidas, sino que seas consciente de si realmente son necesarias para la organización y, sobre todo, en qué medida. Un ejemplo de este aspecto es la realización de viajes de empresa para la realización de reuniones que, en realidad, se pueden realizar por teléfono o a través de videoconferencia, con el ahorro que esto supone tanto en términos económicos como en lo referente a aprovechamiento del tiempo.

En este punto debemos ser conscientes de que, en modo alguno, esta reducción de los costes superfluos de una organización puede justificar la reducción de la calidad del servicio ofrecido al cliente porque, en caso de que esto ocurra, no estaríamos actuando sobre costes prescindibles sino sobre costes indispensables para el funcionamiento de la estructura comercial de nuestra organización.